Qué es un off site meeting y cómo organizarlo

Un off site u off site meeting consiste en sacar al equipo de su entorno habitual y hacer cosas distintas de las que hace en su día a día, como formación, charlas, dinámicas de team building… Es una buena ocasión para estrechar lazos y mejorar el clima laboral.

Ventajas de un off site meeting

Mejora el clima laboral:

Un off site meetting es un buen momento para conocer la faceta más personal de los compañeros, libres de estrés y preocupaciones. Además, conocer el trabajo del otro fuera de la presión del día a día ayuda a valorar su trabajo. A la vuelta notaréis los resultados.

Innovación:

Salir del entorno habitual, cambiar la rutina diaria y relacionarte con compañeros con los que no trabajas habitualmente, inspira. Siguiendo la dinámica adecuada, podremos volver con grandes ideas.

Reputación corporativa:

Los trabajadores suelen valorar este tipo de acciones, lo que hará que hablen bien de la compañía. Además se puede dar difusión a las actividades llevadas a cabo a través de las redes sociales o con una campaña de comunicación tanto internas (si sólo se hace por equipos) o externas.

Cómo preparar un off site meeting

  1. Elige fecha con tiempo. No es fácil cuadrar agendas con todo el equipo.
  2. Calcula el presupuesto con el que cuentas para organizar el off site.
  3. Piensa los objetivos y tipo de site meeting que quieres organizar.
  4. Pide presupuestos, del tipo de actividad que quieras realizar, del alojamiento, comidas, desplazamientos…
  5. Pide posibles fechas y comunícaselo a aquellos que pretendes que asistan.
  6. Reserva el alojamiento, transporte, comidas y actividades planedas.
  7. Comunica las fechas.
  8. Envía una encuesta para conocer las expectativas de los asitentes.
  9. Manda un documento con el resumen de expectativas y planning definitivo.

Tipos de off site meeting

Inicialmente podemos clasificar los tipos de off site meeting por la duración (uno o más días), el objetivo (mejora del clima laboral, innovación, reputación corporativa…) o por tipo de actividad (workshop, brainstorming, comida, deporte…).

Los Cinco Enebros es el destino ideal para off site de uno o más días. Contamos con 17 habitaciones por si deseáis pasar más de un día. Tenemos un recinto con dos salas de reuniones completamente equipadas, jardín en el que poder organizar cafés, aperitivos, catering o actividades al aire libre y el restaurante Lavanda (2 Soles Repsol) y La Librería (para comidas más informales).

Ideas para un off site meetting

Profundizando en el tipo de actividades que se pueden realizar en un off site meeting, te damos algunas ideas de algunos workshops que se han celebrado en Los 5 Enebros.

Dinámicas para empresas

Workshops para enseñar técnicas o habilidades. Los de desarrollo personal, coaching o bienestar están muy de moda y suelen gustar mucho a los empleados, que se van de aquí con las pilas cargadas.

Brainstorming: Si hay algo para lo que necesitéis ideas, nada mejor que sacar al equipo de la rutina y poneros a pensar, siguiendo algún tipo de dinámica de brainstorming, que ayude a ordenar todas vuestras ideas y ponerlas en práctica tan pronto como volváis a la rutina.

Charlas sobre la propia empresa: Cada equipo puede explicar a sus compañeros en qué consiste su día a día y por qué es importante su función dentro de la empresa. Ayudará a valorar el trabajo de los otros.

Role Play: Actividad que consiste en ponerse en el lugar del otro, hacer un papel. Puede ser muy útil para completar la actividad anterior, simular que realizas por un día el trabajo del otro.

Actividades recreativas para empresas

Además de las ideas citadas en el apartado anterior, más centradas en el trabajo propiamente dicho, existen otro tipo de actividades recreativas, de carácter lúdico, cultural o deportivo que ayudan a mejorar el clima laboral, el trabajo en equipo y la reputación de la compañía.

Comidas/cenas: Momento de compartir conversaciones interesantes alrededor de un buen plato.

Actividades lúdicas y culturales: A escasos kilómetros de Los Cinco Enebros, está el centro de visitantes de La Nasa, hay observadores de aves y se puede visitar El Escorial entre otras cosas.

Actividades deportivas: Son ideales para liberarse del estrés, disfrutar de la naturaleza y construir equipo. En los alrededores de Robledo de Chavela se puede montar a caballo, dar un paseo en quad, jugar al golf…

Cómo hacer un off site meeting exitoso

Crea grupos pequeños. De 5 a 15 personas. Con menos de 5 es difícil tener diversidad de opiniones. Pero con más de 10 es complicado que todos participen. Cuanto más diferentes sean los perfiles, más interesante será el resultado del off site. Una idea es invitar también a algún proveedor, partner o cliente para que aporten su punto de vista desde fuera de la compañía.

Involucra y motiva a todos los participantes. Es recomendable enviar una breve encuesta a los participantes para conocer sus expectativas asistiendo al off site meeting. Una vez organizado el material, enviárselo a resto de participantes.

Durante el off site asegúrate de que todos participan. Haz preguntas difíciles. ¿Y si…? ¿Qué pasaría si…? ¿Por qué no…?

Pon algunas normas, como apagar dispositivos electrónicos o intervenir brevemente, respetando el turno de palabra.

Cumple la agenda del off site meeting y reserva cinco minutos al final de cada bloque para hacer balance de lo tratado. Haz que en cada bloque se llegue a alguna conclusión.

Anota las conclusiones en un documento que podáis revisar a menudo.

Ejemplo de agenda para un off site meeting

Para terminar, os presentamos una agenda de off site celebrado en nuestras instalaciones.

9:00-9:15 Bienvenida. ¿Qué hacemos aquí? ¿Dónde estamos? ¿Qué podemos mejorar?

Recordar la visión/visión/valores de la compañía. Agenda.

9:15-9:45 Presentación resultados encuesta previa al off site.

9:45-10:30 Actividad team building

10:30-11:00 Coffee break

11:00-12:00 Presentaciones por departamento

12:00-13:00 Charla motivacional

13:00-15:00 Comida

15:00-16:00 Brainstorming

16:00-18:00 Actividades deportivas

18:00-20:00 Visita cultural

20:00-21:00 Tiempo libre

21:00-00:00 Cena y concurso de disfraces por equipos

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